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Gestion documentaire

Certificats, permis de navigation, assurance... Organisez efficacement vos documents et gardez les tous à jour !

Bien organiser sa documentation réglementaire

Les bateaux sont soumis à de nombreuses réglementations qui les obligent à tenir certains documents à jour. Les navires et leurs propriétaires ont régulièrement des contrôles par les autorités compétentes. Tenir ces documents à jour permet d'être en règle en cas de contrôle et d'assurer la sécurité à bord de votre navire.

Selon le type de navire, l'activité ou encore l'enregistrement du navire, des visites périodiques doivent être effectuée. 

Une bonne gestion réglementaire permet de rester à jour et d'éviter des sanctions lors de contrôles, d'assurer une navigation de qualité en sécurité pour les personnes qui embarquent et un gain de temps si l'organisation est correctement faite. 

Bien documenter et ranger ses certificats, permis de navigation, licences ou autres permet d'éviter les mauvaises surprises. De même pour les factures ou autres documents à archiver. Documenter ces différentes preuves d'entretiens et de visites périodiques permet également de conserver la valeur patrimoniale de votre flotte.​

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Quelles réglementations sur les documents administratifs des navires ?

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Quels sont les documents obligatoires à avoir pour naviguer ? Déjà, il y a une grand distinction entre les plaisanciers et les professionnels. Les plaisanciers n'ont que très peu de documents à tenir à bord. Pour une navigation côtière à moins de 6 milles d'un abri, il est obligatoire d'avoir, en plus du permis de navigation et de la carte de circulation du bateau, une carte marine de la zone de navigation, le RIPAM (Règlement international pour prévenir les abordages en mer) et un descriptif du balisage maritime.

 

Les navires ayant une activité professionnelle ont plus de documents obligatoires pour naviguer. On peut citer entre autre : 

 

  • Certificat d'assurance

  • Journal de bord

  • Certificat de classification 

  • Certificat de radiocommunication

Ces documents peuvent être obligatoires pour l'exploitation d'un bateau selon les pavillons. Il est essentiel de se conformer aux exigences de son activité et de rester à jour pour prévenir tout risque ou sanctions potentielles.

Comment se simplifier cette gestion ?

Pour simplifier la gestion documentaire des navires à usage commercial, il est essentiel de numériser les documents et utiliser des logiciels spécialisés en gestion électronique de documents, incluant des fonctionnalités d'automatisation pour les rappels et les mises à jour. Cette gestion est possible avec un logiciel de GMAO. Une organisation claire des documents par catégories, une formation continue du personnel, et des procédures de gestion bien définies sont également cruciales.

 

L'intégration des systèmes de gestion documentaire avec d'autres systèmes d'entreprise, ainsi que des contrôles d'accès sécurisés et des sauvegardes régulières, contribuent à une gestion plus efficace et sécurisée. La formation du personnel n'est pas à négliger et il est essentiel que vos équipes soient à jour de leurs qualifications et formés en continue, pour assurer une navigation toujours plus professionnelle.

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Gérer ses documents avec le BoatOn Book

La gestion documentaire peut paraître simple pourtant cela nécessite une bonne organisation. Bonne nouvelle, nous avons pensé à tout pour vous ! Vous pouvez ajouter vos documents directement depuis le module des documents. Ceux-ci sont alors rangés selon les différentes catégories existantes.

Vous pouvez également ajouter des documents depuis vos tâches tels que des factures, des protocoles à suivre ou des notices d'utilisations. Ceux-ci seront également ajoutés dans vos documents pour les retrouver plus facilement !

Que ce soit une image ou un document au format PDF, il est facile de les ajouter depuis votre ordinateur ou votre téléphone. Ne perdez plus votre temps à chercher vos papiers dans votre bureau ou dans des classeurs. Filtrez vos recherches pour retrouver en un clic vos certificats et autres licences obligatoires. Vous recevez également des rappels lorsque la fin de validité approche ou qu'une visite doit être prévue. Plus de risque d'avoir des trous de mémoire vous coûtent cher ! 

Si vous perdez la trace d'un de vos document importé, pas de panique, vous pouvez le télécharger depuis votre BoatOn Book sur votre ordinateur ou mobile. Rester organiser ne doit pas être une corvée et le BoatOn Book vous facilite la tâche pour naviguer en toute sérénité !

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