Les logiciels de GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) permettent aux plaisanciers et professionnels d’avoir une gestion complète, autonome et simplifiée de leurs embarcations. Ils permettent le stockage des documents importants, la gestion des entretiens de maintenance, qu'ils soient curatifs ou prévisionnels, et aussi la gestion des stocks et du budget. Posséder un logiciel de GMAO offre un gain de temps et d’énergie considérable, notamment pour des sociétés de yacht management.
Qu’est ce qu’une société de yacht management ?
Lorsqu’un propriétaire de yacht souhaite déléguer la gestion des tâches relatives à son embarcation, il fait appel à des sociétés dites de yacht management. Ces sociétés vont prendre en charge le bateau et s’occuper de sa gestion, tant administrative que financière, pour permettre à son propriétaire d’en bénéficier sans s’encombrer l’esprit. Une société de yacht management va répondre à différentes missions importantes pour assurer le bon fonctionnement du yacht :
Assurance : l’assurance d’un yacht coûte relativement chère, dépendamment de divers paramètres comme la taille, le prix, la zone de navigation et les garanties prises en charge. Le yacht manager va chercher à trouver la meilleure assurance possible, soit en passant par les assurances directement, soit via des courtiers qui cherchent l’assurance la plus adaptée à l'embarcation.
Entretien et maintenance : chaque embarcation est soumise à des normes et règlements qui assurent la bonne conformité du bateau, comme lors de visites technique périodiques. Ces visites minutieuses peuvent contraindre la navigation du yacht en cas de non-respect des règles, comme celles définies par le Registre International Français (RIF). C’est pourquoi le yacht manager doit être attentif à la gestion régulière des entretiens pour permettre une tenue en règle du yacht. Une bonne gestion de la maintenance prévisionnelle va assurer au manager une constante conformité lors des visites technique.
Gestion financière et administrative : les documents tels que les licences, certifications, preuves d’entretiens ou contrats, attestent de la qualité et de la rigueur apportées au yacht. Le yacht manager doit s’assurer de conserver chaque document important en lien avec le bateau et les stocker de façon organisée.
Gestion de l’équipage : le yacht manager est également la personne qui recrute l’équipage du yacht qui travaillera durant la navigation de celui-ci. Il faut savoir anticiper la haute saison pour trouver les personnes compétentes afin d’éviter de se retrouver débordé lors du départ d’un yacht.
Un yacht manager peut vite être encombré s’il n’arrive pas à organiser efficacement son temps pour exécuter au mieux ces différentes missions, qui peuvent être complexes sans une gestion adaptée, afin de maintenir le yacht dans un état irréprochable. D’où l’utilisation d’un logiciel de GMAO, qui va venir optimiser et accompagner efficacement un yacht manager dans ses tâches.
La GMAO : un outil adapté aux missions des yacht managers
Le BoatOn Book est le logiciel de GMAO le plus simple d’utilisation mais également un des plus complets du marché. Il permet de répondre aux nombreuses
exigences que rencontrent les yacht managers au quotidien. Son interface claire va offrir aux yacht managers une gestion rapide et précise d’une à plusieurs embarcations avec un seul compte. Pour rentrer plus dans le détails, voici les différentes fonctionnalités qui seront utiles pour les yacht managers :
Mes tâches : les yacht managers peuvent créer des tâches qu’elles soient passées ou futures, afin de prévoir les entretiens ou les réparations. Il est ainsi possible d’anticiper les rendez-vous importants, qu’ils soient basés sur des dates de maintenance préventive ou alors par rapport à l’usure des pièces, comme le nombre d’heures moteur. Les yacht managers peuvent indiquer ces informations pour anticiper au mieux les entretiens à venir, et être alertés via des notifications de l’approche d’un rendez-vous. Il existe également un fil d’activité, de chaque tâche pour mettre à jour l’avancée de celle-ci, ou de notifier les utilisateurs liés à la tâche de ce qu’ils doivent exécuter.
Mes documents : cette partie permet de stocker numériquement tous les documents importants au bon fonctionnement du bateau. Ils sont classés, triés et conservés sur le logiciel, ce qui permet de les retrouver facilement et rapidement lors d’entretiens ou de contrôles. Cela évite les pertes de documents papiers, car l'on peut y ajouter des fichiers scannés ou des photos des documents comme les factures. Ces documents vont faire preuve pour les autorités maritimes, mais également pour les propriétaires, afin d’attester de la qualité de la maintenance de leur yacht.
Mon budget : cette fonctionnalité permet une vue globale et simplifiée des dépenses et revenus du yacht, en utilisant des graphiques faciles à comprendre pour mieux constater les mouvements financiers sur une période choisie. Les yachts managers peuvent donc agrémenter cette partie pour toujours avoir un œil sur les comptes associés au yacht, et voir la répartition du budget du bateau. La gestion des finances est liée aux tâches, ce qui automatise le budget lors de l’ajout de ces dernières.
Mes utilisateurs : à l’aide du BoatOn Book, on peut intégrer des utilisateurs ayant un accès plus ou moins limité au logiciel, en fonction du statut choisi par l’administrateur. On peut y ajouter le capitaine, les marins ou bien les prestataires. Ainsi, chaque personne intégrée pourra utiliser le BoatOn Book, être affectée à des tâches, recevoir des notifications de rappel, et donc simplifier la gestion des missions de chacun. Par conséquent, cela permet une meilleure répartition, un gain de temps et évite les oublis.
BoatOn Book : c’est la partie « carnet de santé » du bateau. Cette partie résume toutes les actions qui sont liées au yacht. Elle permet d’avoir une vision plus globale de la vie du bateau, et simplifie la recherche des tâches que le yacht manager peut avoir besoin de retrouver. Établi par ordre chronologique, ce carnet de santé s’avère très pratique pour organiser au mieux la gestion du bateau.
Mon inventaire : faire du tri de tous les éléments et pièces utiles au yacht peut demander du temps. Si le yacht manager ne tient pas compte du stock qu'il possède pour la bonne utilisation ou la réparation de l'embarcation, il risque de faire des dépenses inutiles ou de passer au travers d'achats important. La partie inventaire permet d'avoir un accès en direct au stock des pièces et fournitures disponibles. Il est facile d'y ajouter rapidement les pièces qu'on possède ou qu'on achète, pour gagner du temps et économiser sur des dépenses superflues.
Calendrier : le BoatOn Book dispose d'un calendrier où sont indiquées directement les tâches ajoutées. Le yacht manager peut garder un œil sur son calendrier, pour toujours être au courant des rendez-vous importants liés à la vie de l'embarcation.
Le BoatOn Book va venir accompagner les yacht managers dans leur organisation quotidienne afin de prévenir des erreurs et oublis qui peuvent compromettre le fonctionnement optimal d’un yacht. Ils répartissent de manière efficace les tâches aux différents intervenants de la gestion du yacht et s’assurent une image de marque de qualité, qui démontre une rigueur irréprochable auprès des propriétaires et clients.
En résumé, les bénéfices du BoatOn Book pour un yacht manager sont :
Un gain de temps considérable et des économies budgétaires
Une meilleure organisation de la maintenance curative et préventive
Une gestion plus claire et facile de l'affectation des tâches
Une image de marque de qualité
Un gain de confiance envers ses clients
Un équipage mieux informé et intégré grâce à la GMAO
Les équipages sont des parties intégrantes de la vie d’un yacht et se retrouvent au plus proche des parties sensibles qui peuvent nécessiter une gestion active. L’intégration de l’équipage en allant du capitaine jusqu’aux équipiers de pont, tout en passant par les mécaniciens dans le BoatOn Book, va faciliter l’entretien du yacht en aidant à la communication des tâches de chacun, et en prévenant des éventuels doublons ou cafouillages que cela peut générer. De plus, ils n'ont pas tous la même fonction que l'on parle d'un officier de pont ou d'un ingénieur chef, d'où l'importance de bien maitriser l'affectation de chacun en fonction de ses compétences.
Chaque utilisateur affecté à une tâche est prévenu par une notification qui lui indique l’action à réaliser, la partie du bateau concernée, le moment pour le faire et même la conduite à tenir dans le cas échéant. Les utilisateurs peuvent remonter l’information à l’administrateur via le fil d’activité. Ainsi, il est au courant de l’avancée de la tâche et peut mieux gérer ses autres missions ou résoudre plus rapidement d’autres problèmes.
Pour les capitaines de yacht, le BoatOn Book va être très utile dans leur travail quotidien, eux qui sont amenés à diriger leur équipage de marins, optimiser la gestion technique et opérationnelle du yacht, pour permettre aux clients ou propriétaires de profiter pleinement de leurs séjours en mer. Lors d’une mission en mer, le capitaine va pouvoir garder
à jour les documents liés à ses marins, comme les contrats ou les emplois du temps, afin de les consulter en cas de besoin. Il va pouvoir attribuer à ses membres d’équipage leurs tâches respectives et avoir un suivi de celles-ci, ce qui l’aidera à voir la performance de chacun. Il est essentiel de noter que le BoatOn Book est un logiciel qui ne nécessite pas de formation, contrairement à d'autres logiciels du marché. Cela permet une prise en main rapide qui facilite l'accessibilité et l'utilisation du logiciel pour les utilisateurs.
En résumé, les bénéfices du BoatOn Book pour les membres d'équipage sont :
Une communication plus claire entre le capitaine et ses matelots ou stewardess
Une meilleure affectation des tâches entre les membres
Des facilités pour conserver et retrouver les documents essentiels
Un meilleur suivi de chacun des équipiers
Des alertes permettant de rappeler les missions à réaliser
Utiliser le BoatOn Book comme outil de gestion va améliorer considérablement le rôle de chacune des parties prenantes d’un yacht. Si vous souhaitez comparer l’utilisation du BoatOn Book par rapport à d’autres logiciels de GMAO, retrouvez le rapport The State of Marine CMMS, qui offre un aperçu des divergences et avis sur plusieurs logiciels.
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